Was Unternehmen wissen müssen

Da Regierungen auf der ganzen Welt das transformative Potenzial der Digitalisierung bei der Modernisierung von Steuerverwaltungsprozessen erkennen, gewinnt der globale Trend zur Einführung einer obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung an Dynamik. Da mehr Wert auf Transparenz und Compliance gelegt wird, werden verbindliche Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, um die Rechnungsstellungspraktiken zu standardisieren und Steuerhinterziehung zu bekämpfen.

Deutschland nimmt diesen globalen Trend aktiv auf. Die Verpflichtung, E-Invoicing bis 2021 verpflichtend einzuführen, war zunächst im Koalitionsvertrag der aktuellen Bundesregierung verankert. Am 25. Juli 2023 folgte Deutschland Wissen Die EU sollte vom Rat Verordnungen erlassen, die die Verwendung elektronischer Rechnungen verpflichtend vorschreiben. Im Oktober 2023 schlug die Zentralregierung das Gesetz über Wachstumschancen vor (Wachstumschancengsetz), mit dem Ziel, das Unternehmenswachstum zu fördern, Steuern zu vereinfachen und Steuergerechtigkeit sicherzustellen. Das Gesetz schreibt die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für inländische Business-to-Business-Verkäufe (B2B) vor. Der Bundestag, das Unterhaus des Parlaments, stimmte dem Gesetz am 23. Februar 2024 zu, und einen Monat später verabschiedete der Bundesrat, das Oberhaus des deutschen Parlaments, das die Bundesländer vertritt, Abgeschlossen Parlamentarisches Verfahren. Zusammenfassend schreibt das neue Gesetz die Ausstellung elektronischer Rechnungen im inländischen B2B-Umsatz bis Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro und bis Januar 2028 für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro vor. Ab Januar 2025 sollen jedoch alle Unternehmen elektronische Rechnungen erhalten können. Die Strategie der Bundesregierung steht im Einklang mit dem EU-Vorschlag Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) Sie wollen der europäischen E-Invoicing-Norm EN 16931 folgen. Eine Meldepflicht an die Steuerverwaltung sieht das neue Gesetz jedoch nicht vor.

Aktuelle Rechnungsregeln in Deutschland

Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, müssen Rechnungen ausstellen, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern. Für die Erbringung bestimmter steuerbefreiter Leistungen wie Finanz- und Versicherungsgeschäfte oder Bildungsleistungen sind jedoch keine Rechnungen erforderlich. Sogar kleine Unternehmen (Kleinunternehmer) Rechnungen müssen ausgestellt werden, dürfen jedoch keine Mehrwertsteuer ausweisen oder ausweisen. Zwar besteht keine generelle Rechnungsstellungspflicht gegenüber Nicht-Geschäftskunden, deutsche Unternehmen müssen jedoch Rechnungen für Waren ausstellen, die an Privatpersonen im EU-Ausland verkauft werden, es sei denn, sie nutzen das Union One Stop Shop (OSS)-System. Das OSS-System ermöglicht es Unternehmen, alle Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU in einem EU-Mitgliedstaat für Verbraucher in anderen EU-Ländern zu registrieren.

Rechnungen können elektronisch ausgestellt werden, sofern ihre Originalauthentizität, inhaltliche Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind. Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung nur für öffentliche Aufträge verpflichtend. Für andere Transaktionen werden elektronische Rechnungen vom Empfänger akzeptiert. Die aktuelle Definition elektronischer Rechnungen ist weit gefasst und umfasst unstrukturierte Formate wie PDF-Dateien.

Bei Inlandsverkäufen im Inland sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen auszustellen. Für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land muss die Rechnung innerhalb von 15 Tagen nach dem Monat der Lieferung ausgestellt werden.

Das deutsche Umsatzsteuerrecht beschreibt detaillierte Inhaltsanforderungen für Rechnungen, einschließlich Verkäufer- und Käuferinformationen, eindeutiger und fortlaufender Rechnungsnummer, Umsatzsteuersatz, steuerpflichtiger Betrag, Aufschlüsselung nach geltenden Umsatzsteuersätzen und zu zahlendem Gesamtumsatzsteuerbetrag. Für einfache Rechnungen gelten weniger strenge Anforderungen. Sie dürfen ausgestellt werden, wenn der Gesamtbetrag (einschließlich Mehrwertsteuer) 250 € nicht übersteigt.

Obwohl es nicht zwingend erforderlich ist, das Zahlungsdatum oder die Bankverbindung auf der Rechnung anzugeben, ist es eine gute Praxis, dies zu tun. Sofern kein Fälligkeitsdatum angegeben ist, muss der Kunde innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsstellungsdatum zahlen. Eine gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung besteht in Deutschland nicht und Kunden können keine Rechnung in deutscher Sprache anfordern. Werden die Rechnungen jedoch in einer Fremdsprache ausgestellt, kann das Finanzamt im Rahmen der Betriebsprüfung eine Übersetzung verlangen. In den meisten Fällen akzeptieren Wirtschaftsprüfer Rechnungen in englischer Sprache.

Neue E-Rechnungsverordnung

Durch das Growth Opportunities Act ändert sich nicht, wer Rechnungen ausstellen muss oder wann Rechnungen ausgestellt werden müssen. Es ändert auch nichts an den Anforderungen, welche Informationen in Rechnungen enthalten sein müssen. Vielmehr steht das Format der Rechnung im Vordergrund. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen elektronischer Rechnungsstellung und „sonstiger Rechnungsstellung“, da die Einhaltung der EU-Norm EN 16931 das wesentliche Unterscheidungsmerkmal darstellt. Diese Norm wurde vom Europäischen Komitee für Normung im Auftrag der Europäischen Kommission entwickelt und veröffentlicht. Es verfügt über ein semantisches Datenmodell und zwei obligatorische Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross-Industry Invoicing).

Gemäß dem Entwicklungschancengesetz wird eine elektronische Rechnung in einem nach EN 19631 strukturierten elektronischen Format oder in einem zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarten Format bereitgestellt, sofern es die korrekte und vollständige Extraktion der erforderlichen Informationen ermöglicht . Angaben gemäß EN 19631 bzw. kompatibel dazu. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Unternehmen, die Rechnungen über Verfahren des elektronischen Datenaustauschs (EDI) versenden, dies auch weiterhin tun können. Ab dem 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen in Deutschland zur Standard-Rechnungsmethode.

„Sonstige Rechnungen“ sind Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden. Ab 2025 ist für die elektronische Übermittlung weiterer Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Papierrechnungen bedürfen keiner Genehmigung. Die Verwendung von „anderen Rechnungen“ wird bis 2028 schrittweise abgeschafft.

Die E-Invoicing-Pflicht gilt für inländische B2B-Lieferungen. Dies bedeutet, dass ein in Deutschland ansässiger Unternehmer elektronische Rechnungen für in Deutschland steuerpflichtige Waren ausstellen muss, wenn der Rechnungsempfänger seinen Sitz in Deutschland hat. Als in Deutschland ansässig gilt ein Unternehmen, wenn es seinen Sitz, den Ort der Geschäftsleitung, den Wohnsitz, den gewöhnlichen Aufenthalt oder eine feste Niederlassung zur Ausübung verwandter Geschäfte in Deutschland hat. Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung elektronischer Rechnungen für Verkäufe zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C), bestimmte steuerbefreite B2B-Verkäufe, bei denen normalerweise keine Rechnungen erforderlich sind, Beträge unter 250 € und Tickets. Nichtansässige Unternehmen mit umsatzsteuerlicher Registrierung in Deutschland sind von den neuen Regelungen nicht betroffen. Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt grundsätzlich nicht für Lieferungen innerhalb der EU, da diese unter die im ViDA-System geregelten digitalen Melde- und Rechnungspflichten fallen.

Zeitplan für die Umsetzung

Von 2025 bis 2028 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung schrittweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die inländische B2B-Transaktionen durchführen, in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erhalten, die nach der Norm EN 16931 strukturiert sind. Es gibt ein Unionsfinanzministerium Zuversichtlich In Deutschland am häufigsten verwendete E-Rechnungsformate ZUGFeRD Und XRechnung, erfüllen die Kriterien für konforme strukturierte Rechnungen. ZUGFeRD, „Zentraler Nutzerratgeber des Forums Elektronische Rechnung Deutschland“ (Zentraler User Manual des Forums Elektronische Rechnung Deutschland) Ein Hybridformat, das menschenlesbares PDF mit in XML eingebetteten strukturierten Daten kombiniert und so sowohl Menschen- als auch Maschinenlesbarkeit gewährleistet. ZUGFeRD folgt der CII-Syntax. Im Gegensatz dazu ist X-Rechnung ein XML-Datenformat, das sowohl in CII- als auch in UBL-Syntax verfügbar ist.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und X-Rechnung erhalten können. Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen tritt jedoch erst im Jahr 2027 in Kraft. In den Jahren 2025 und 2026 können sich Unternehmen für die Ausstellung von Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten entscheiden, für deren Versand ist jedoch die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Daher sollten Unternehmen, die bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zurückhaltend sind, ein Verfahren zur Einholung der Käufergenehmigung einrichten. Im Jahr 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr elektronische Rechnungen ausstellen. Wer diese Grenze überschreitet, kann jedoch weiterhin EDI-Verfahren nutzen, sofern der Empfänger damit einverstanden ist, auch wenn diese nicht vollständig den EN 19631-Standards entsprechen. Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen.

Schlussbemerkungen

Die Einführung der E-Invoicing-Pflicht in Deutschland spiegelt einen weltweiten Trend zur Digitalisierung von Steuerprozessen und Steuerverwaltungssystemen wider. Obwohl Deutschland diesen Trend aufgegriffen hat, tut es dies auf seine ganz eigene Art und Weise. Im Gegensatz zu einigen europäischen Ländern wie Polen oder Italien legt Deutschland nicht fest, wie Rechnungen ausgetauscht und kommuniziert werden müssen (das bedeutet, dass Unternehmen theoretisch elektronische Rechnungen per E-Mail versenden können, obwohl dies nicht die sicherste oder effizienteste Option ist). Im Gegensatz dazu konzentrieren sich die deutschen Regelungen nur auf die zulässigen Formate elektronischer Rechnungen und die Bedingungen für deren Ausstellung und Empfang. Nach Inkrafttreten der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung wird später auch die Pflicht zur Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden eingeführt. Dieser schrittweise Ansatz zielt darauf ab, den Übergang zu erleichtern und sicherzustellen, dass sich Unternehmen leichter an die neuen Regeln anpassen und diese einhalten können.

Die in diesem Artikel geäußerten Ansichten sind die des Autors und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten von Organisationen wider, mit denen der Autor verbunden ist.